Datenschutzerklärung

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz Grundverordnung, im Folgenden DSGVO genannt, sowie sonstiger nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

kepa Voices, Inhaberin Paulina Klecha, Haldenstraße 13, 88287 Grünkraut (Gullen), Deutschland, mail@kepavoices.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und nicht benannt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

Rechtsgrundlagen: Holen wir eine Einwilligung ein, ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO die Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Dient sie der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Ist sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen nicht, gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf, etwa durch Cookies, gilt zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes, im Folgenden TDDDG genannt. Technisch unbedingt erforderliche Zugriffe erfolgen auf Grundlage von § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG, alle anderen nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Absatz 1 TDDDG.

Empfänger: Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Dienstleister sind in den folgenden Abschnitten benannt.

Übermittlung in Drittländer: Einige Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder verarbeiten Daten dort, insbesondere in den USA. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, etwa das EU-US Data Privacy Framework für dort zertifizierte Unternehmen, oder geeignete Garantien nach Artikel 46 DSGVO bestehen, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Speicherdauer: Wir löschen personenbezogene Daten oder schränken ihre Verarbeitung ein, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Konkrete Fristen nennen wir in den jeweiligen Abschnitten.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird mit WordPress betrieben und bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf der Website erhebt Strato in unserem Auftrag automatisch folgende Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

● IP-Adresse des anfragenden Geräts
● Datum und Uhrzeit des Zugriffs
● Name und URL der abgerufenen Datei
● Website, von der aus der Zugriff erfolgt, sogenannte Referrer-URL
● verwendeter Browser, gegebenenfalls das Betriebssystem Ihres Endgeräts und der Name Ihres Access-Providers

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung, der Stabilität und der Sicherheit unserer Website. Mit Strato besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Technisch unbedingt erforderliche Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO ein.

Für alle übrigen Cookies und Dienste, insbesondere zu Analyse- und Marketingzwecken sowie für eingebundene Inhalte Dritter, holen wir vorher Ihre Einwilligung über das Consent-Tool WPConsent ein. Beim ersten Besuch erscheint ein Banner, über das Sie einzelne Kategorien gezielt akzeptieren oder ablehnen können. Rechtsgrundlage ist dann § 25 Absatz 1 TDDDG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.

WPConsent speichert Ihre Auswahl in einem Cookie auf Ihrem Endgerät, damit das Banner nicht bei jedem Besuch erneut erscheint und wir die Erteilung Ihrer Einwilligung nachweisen können. Das Plugin läuft auf unserem eigenen Webserver. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen auf der Website ändern oder widerrufen.

5. Kontaktformular

Sie können uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder über Nachrichten in sozialen Netzwerken wie LinkedIn kontaktieren. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Firma und Telefonnummer sowie den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf einen Vertragsschluss abzielt, im Übrigen Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

E-Mails empfangen und bearbeiten wir über Microsoft 365 (siehe Abschnitt 12). Wir löschen Anfragen, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine weitere Kommunikation zu erwarten ist. Führt die Anfrage zu einem Auftrag, gelten die Fristen aus Abschnitt 12. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Geschäftsbriefe, bleiben unberührt.

6. Google Analytics

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst von Google. Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Nutzung unserer Website auszuwerten, etwa aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs sowie ungefährer Standort und verwendetes Gerät. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Die Informationen können an Server der Google LLC in den USA übertragen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln.

Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Aufbewahrungsdauer der Analysedaten ist auf 2 oder 14 Monate eingestellt. Google Signals und die Übermittlung von Daten zu Werbezwecken sind deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach § 25 Absatz 1 TDDDG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Sie können sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7. Google Fonts

Unsere Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten sogenannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Nach aktuellem Stand werden diese Schriftarten lokal auf unserem eigenen Server eingebunden, sodass beim Aufruf der Website grundsätzlich keine Verbindung zu Servern von Google zum Nachladen von Schriftarten hergestellt wird. Sollte die Einbindung technisch zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden und Schriftarten direkt von Google Servern geladen werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer technisch stabilen und einheitlichen Darstellung der Website gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, wobei die IP Adresse des Nutzers an Google übermittelt wird.

8. Einbindung von Social Media Inhalten

Auf unserer Website sind Inhalte externer Plattformen eingebunden, insbesondere ein LinkedIn Badge sowie ein Instagram Feed. Beim Aufruf einer Seite, auf der ein solches Element eingebunden ist, kann eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters, LinkedIn Ireland Unlimited Company beziehungsweise Meta Platforms Ireland Limited, hergestellt werden. Dabei kann der jeweilige Anbieter Informationen über den Besuch unserer Website erhalten, unabhängig davon, ob der Nutzer bei der jeweiligen Plattform ein Konto besitzt oder dort eingeloggt ist.

Die Einbindung dieser Inhalte erfolgt nur, sofern der Nutzer hierzu über das Cookie Banner seine Einwilligung erteilt hat, beziehungsweise, soweit technisch lediglich ein Verweis oder Vorschaubild ohne aktive Datenübertragung eingesetzt wird, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer ansprechenden Außendarstellung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Nähere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten durch diese Anbieter finden sich in deren jeweiligen Datenschutzhinweisen.

9. Einbindung des Podcasts über YouTube und Spotify

Wir verlinken auf unserer Website unseren Podcast sowohl über YouTube als auch über Spotify. Je nach Seite geschieht dies entweder über einen einfachen Link, der auf die jeweilige externe Plattform verweist, oder über einen direkt eingebetteten Player.

Bei einem einfachen Link findet beim Besuch unserer Website noch keine Datenübertragung an YouTube oder Spotify statt. Erst wenn Sie aktiv auf den Link klicken, werden Sie auf die jeweilige Plattform weitergeleitet und es gilt die dortige Datenschutzerklärung, für YouTube die der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, für Spotify die der Spotify AB, Regeringsgatan 19, 111 53 Stockholm, Schweden.

Bei einem eingebetteten Player wird bereits beim Laden der jeweiligen Seite eine Verbindung zu Servern von YouTube beziehungsweise Spotify hergestellt, wodurch technische Daten, insbesondere die IP Adresse, an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden können, auch ohne dass eine aktive Wiedergabe gestartet wird. Die Einbindung eines solchen Players erfolgt nur, sofern der Nutzer hierzu im Rahmen des Cookie Banners seine Einwilligung erteilt hat, gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Cookie Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. SSL beziehungsweise TLS Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL beziehungsweise TLS Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung ist daran erkennbar, dass die Adresszeile des Browsers von http auf https wechselt und an dem Schloss Symbol in der Browserzeile.

11. Rechte der betroffenen Person

Liegen die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vor, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Liegen die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vor, stehen Ihnen folgende Rechte zu:
  • Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Artikel 21 DSGVO
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Artikel 7 Absatz 3 DSGVO

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Verträgen verarbeiten wir Kontaktdaten wie Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Zeiterfassungsdaten zum Auftrag sowie Inhalte, die im Rahmen der Zusammenarbeit ausgetauscht werden, etwa Texte, Bilder, Videos, Sprachnachrichten und Freigaben.

Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für die Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO für die Pflege der Geschäftsbeziehung, die Nennung als Referenz sowie die Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen, und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, soweit wir eine Einwilligung einholen.

Wir setzen dabei folgende Dienstleister ein:

● Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, für E-Mail, Kalender, Dateiablage und Videokonferenzen über Microsoft Teams. Eine Übermittlung in die USA ist in Einzelfällen möglich, Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

● Pipedrive der Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland, zur Kundenverwaltung. Gespeichert werden Firmenname, Ansprechperson, E-Mail-Adresse und Auftragsvolumen.

● Trello der Atlassian Pty Ltd, Sydney, Australien, zur Redaktionsplanung. Hier verarbeiten wir Entwürfe, Texte, Bilder und Informationen zu geplanten Beiträgen. Die Daten können in den USA und weiteren Drittländern verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln und, soweit zertifiziert, des EU-US Data Privacy Framework.

● Clockify der CAKE.com Inc., USA, zur Zeiterfassung. Erfasst werden eine gekürzte Kundenbezeichnung und die aufgewendeten Stunden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln und, soweit zertifiziert, des EU-US Data Privacy Framework.

● sevdesk der sevdesk GmbH, Hauptstraße 115, 77652 Offenburg, für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Aufzeichnung von Gesprächen: Onboarding-Interviews und ähnliche Gespräche zeichnen wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung auf, um Inhalte in Ihrem Sinne erstellen zu können. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Aufzeichnungen löschen wir, sobald sie für den Zweck nicht mehr benötigt werden, spätestens mit Ende der Zusammenarbeit.

Speicherdauer: Wir speichern Vertragsdaten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir in der Regel acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre und Jahresabschlüsse zehn Jahre auf. Arbeitsmaterialien wie Entwürfe und Redaktionspläne löschen wir spätestens z. B. zwölf Monate nach Ende der Zusammenarbeit, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

13. Datenverarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Übernehmen wir für Kunden die Betreuung von deren Konten in sozialen Netzwerken, verarbeiten wir dabei auch personenbezogene Daten Dritter, etwa von Kontakten, Kommentierenden und Absendern von Nachrichten. In diesen Fällen ist unser Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Artikel 28 DSGVO. Informationen zu dieser Verarbeitung und zur Geltendmachung Ihrer Rechte erhalten Sie beim jeweiligen Kunden.

14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juli 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website abgerufen werden.

15. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne die für eine Anfrage oder einen Vertrag erforderlichen Daten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten oder den Vertrag nicht durchführen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO findet nicht statt.

Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Widerspruch an mail@kepavoices.de genügt.